Procedura di gara d’appalto: come funziona e come evitare criticità

La procedura di gara d’appalto, sotto al profilo esecutivo, può presentare numerose criticità che, se non adeguatamente affrontate, ne possono rallentare non solo l’esecuzione ma anche inficiare la validità. Diventa quindi necessario, per non dire obbligatorio, poter centralizzare e digitalizzare tutta la documentazione allegata, rendendone più efficiente non solo la gestione ma altresì accelerando le operazioni di controllo e verifica di tutti gli stakeholder coinvolti.

Procedura gara d’appalto: come garantire trasparenza e concorrenza

Per affrontare questo argomento occorre interpretare le necessità dei tre singoli protagonisti: stazione appaltante, aggiudicatario della gara ed infine organi di controllo.

• La stazione appaltante deve effettuare numerosi controlli sull’adeguatezza della documentazione dell’aggiudicatario, controllando che questa sia rispondente a quanto previsto dalla normativa vigente.
• L’aggiudicatario, dal canto suo, deve fornire tutta la documentazione prevista al fine di dimostrare di essere in possesso dei requisiti di legge per l’erogazione dei servizi oggetto della gara d’appalto e fornire la prevista certificazione Antimafia, ai sensi dell’articolo 84 del decreto legislativo 159/2011.
• Infine, l’organo di controllo deputato alle verifiche per il rilascio della certificazione antimafia, per contratti superiori a 150.000€, deve ottemperare al controllo, anche in itinere, dei soggetti che intervengono nelle varie attività, sia che questi siano persone giuridiche, sia fisiche.

La digitalizzazione dei processi e l’archiviazione centralizzata di tutta la documentazione diventa quindi condizione necessaria per poter garantire lungo tutta la filiera la necessaria trasparenza, assicurando la giusta concorrenza e meritocrazia tra le aziende partecipanti alla gara.

Tipologie di gare d’appalto e le loro caratteristiche

Attualmente il sistema di affidamento dei lavori prevede tra principali tipologie di gare di appalto:

• Appalti di forniture che riguardano, come suggerisce il nome, l’acquisto di prodotti. Possono riguardare sia l’acquisto vero e proprio, sia modalità diverse come la locazione finanziaria o l’acquisto a riscatto, oltre ai servizi collegati di installazione e posa;
• Appalti di lavori ed opere che riguardano l’esecuzione di lavori edilizi: costruzioni, opere di ingegneria civile, infrastrutture e progettazione di impianti. Si tratta della categoria principale.
• Appalti di servizi che riguardano il supporto da parte di entità esterne per attività di tipo ingegneristico, informatico e in generale per ogni tipo di servizio. Si tratta di una modalità più recente rispetto alle due precedenti, che di fatto riguarda tutto quanto non è compreso in esse.

Le soglie minime oltre le quali è necessario indire una gara di appalto sono differenti per ciascuna categoria e variano in base alle leggi di bilancio, oppure sulla base di direttive europee.

Le fasi della procedura di gara d'appalto

Anche se in base al contesto o a norme specifiche la procedura di gara può prevedere variazioni o deroghe, possiamo identificare alcune fasi principali comuni a tutti i procedimenti:

Le fasi di una gara di appalto possono variare a seconda del contesto e delle normative specifiche, ma in generale, ecco le principali fasi:

Determina a contrarre: l’ente o la stazione appaltante, attraverso un provvedimento, esprimono la volontà di contrarre e specificano le richieste essenziali e predispongono il contratto.

Selezione dei partecipanti: il bando di gara viene pubblicato secondo le modalità previste, permettendo la partecipazione degli offerenti interessati che soddisfano i prerequisiti.

Presentazione delle offerte: ciascun offerente presenta la propria offerta. Questa offerta è vincolante per un periodo stabilito dal bando stesso.

Aggiudicazione: gli organi competenti valutano ciascuna offerta e propongono l'aggiudicazione alla migliore. Successivamente i requisiti dell’offerente sono validati e si procede con l’ultima fase.

Stipula del contratto: quando l'aggiudicazione è disposta, il contratto viene stipulato secondo quanto previsto dalla normativa

Principali criticità e come evitarle

La gestione degli appalti presenta numerosi elementi di complessità, che possono potenzialmente introdurre criticità nella gestione. In particolare tempi di attuazione e complessità sembrano essere quelli che, in particolare con l’entrata in vigore del nuovo Codice degli Appalti nel 2024, sembrano interessare maggiormente gli addetti ai lavori. Inoltre, nella gestione dei più complessi, la reintroduzione di modalità come l’appalto integrato e il subappalto sollevano criticità di controllo e operative. Una soluzione software capace di semplificare gli aspetti gestionali e organizzativi, tuttavia, può essere un valido supporto per arginare le criticità.

Legalileo di TopNetwork: la piattaforma per risolvere le criticità

Legalileo è la soluzione realizzata da TopNetwork per le Stazioni Appaltanti che aderiscono al Protocollo di Legalità e per tutti gli attori coinvolti nei rapporti contrattuali per la gestione dell’appalto e/o forniture, come aggiudicatari, esecutori o nei processi di verifica e controllo, come la Prefettura. Ma vediamone più in dettaglio alcuni salienti punti di forza.

• La piattaforma, realizzata con un’architettura web-based che ne consente l’utilizzo mediante un comune browser Internet, può essere installata sia on-premise, sia on-cloud. I meccanismi di sicurezza attivi consentono la criptazione dei dati scambiati, garantendo la privacy delle informazioni lungo tutto il percorso della procedura di gara d’appalto.

• A questo riguardo, il processo di validazione documentale gestito da Legalileo consente alla Stazione Appaltante di mantenere un costante controllo sulla correttezza formale della documentazione, come il censimento degli organi dell’aggiudicatario, delle persone fisiche proprie o delle società subappaltate e delle società di subappalto medesime. La facilità d’uso della piattaforma semplifica la verifica della documentazione da parte degli organi di controllo, quali prefettura, GICO, DIA e Carabinieri, bloccando eventuali infiltrazioni mafiose nelle gare d’appalto e poi successivamente nell’operatività dei lavori. Nello specifico l’atto di inserimento delle informazioni relative all’ingresso di nuovi soggetti, sia fisici che giuridici, viene segnalato agli ordini di controllo permettendo loro di verificare eventuali collusioni ed agire tempestivamente impedendo infiltrazioni negli appalti.

• Legalileo consente la registrazione degli Stati di Avanzamento Lavori (SAL) relativi alle attività legate alle gare. Per ogni SAL è prevista la registrazione del pagamento alle società subappaltate che hanno contribuito alla realizzazione dell’opera. La stazione appaltante può così facilmente verificare la corretta gestione dei flussi finanziari e, nel caso in cui ravvisi delle negligenze, effettuare il blocco dei pagamenti all’aggiudicatario. Questo sistema evita situazioni critiche ed eventualmente malavitose legate ai pagamenti delle società subappaltate che non hanno un contratto diretto con la stazione appaltante.

• La creazione di un unico repository documentale permette di aumentare l’efficacia ed efficienza della gestione delle gare d’appalto riducendo i tempi di verifica dei documenti. La piattaforma Legalileo permette altresì di attivare un canale di comunicazione tra tutti gli stakeholder partecipanti al processo sottostante la gestione delle gare da appalto dal momento dell’aggiudicazione in poi.

• Legalileo può essere utilizzato tanto da realtà private quanto dalla Pubblica Amministrazione. La sua scalabilità permette di gestire un numero illimitato di appalti e utenti connessi, abbattendo in tal modo costi di acquisto e formazione del personale.
  
  

Legalileo, un caso pratico di procedura di gara d’appalto  

Analizziamo ora un caso pratico. Legalileo consente a una Pubblica Amministrazione Locale (PAL), di attivare in modo sicuro un Protocollo di Legalità con la Prefettura di riferimento circa la realizzazione di un’opera pubblica. Lo scambio di informazioni aggiornate con il canale istituzionale permette di scongiurare eventuali infiltrazioni mafiose nella realizzazione dell’opera, aderendo ai requisiti stabiliti dal protocollo di legalità sottoscritto. La Prefettura, a sua volta, può esaminare con maggiore facilità la documentazione prodotta da tutta la filiera produttiva, rilasciando le dovute certificazioni antimafia anche nel caso in cui, durante la fase di esecuzione dei lavori, vi siano state variazioni dei componenti, siano esse persone giuridiche, persone fisiche o attrezzature. In questo modo diventa possibile individuare ed evitare preventivamente ogni tipo di infiltrazione.

In sintesi. Legalileo è una piattaforma versatile e flessibile che, grazie al processo di digitalizzazione e all’interazione con sistemi aziendali già presenti come ERP e CRM, permette la riduzione dei tempi di gestione della documentazione e una sensibile diminuzione del materiale cartaceo a supporto. La responsabilizzazione dei fornitori d’opera a cui viene delegato l’invio della documentazione e dei relativi aggiornamenti, operazione questa che snellisce il lavoro della PA appaltante, permette un attento monitoraggio delle scadenze e il pieno rispetto delle procedure secondo quanto previsto dal Protocollo di Legalità.