La gestione appalti può divenire, se opportunamente digitalizzata, un potente strumento di sviluppo e innovazione per tutto il sistema paese. Ed i dati, anche se di fine 2019, lo confermano: l’impatto economico è stato superiore ai 190 miliardi di euro, e sebbene nel 2020 vi sia stato un brusco calo dovuto alla pandemia (-33% in valore e -24% per numero solo nel primo quadrimestre, secondo i dati dell’Autorità Nazionale Anticorruzione) il volume rimane comunque importante ed essenziale per l’economia delle aziende partecipanti.
È utile ricordare che gli appalti possono essere indetti da un acquirente pubblico o da aziende di servizio pubblico. L’osservanza dei requisiti richiesti consente all’azienda partecipante (appaltatore) di candidarsi alla procedura d’asta e di sottoscrivere successivamente il contratto con l’autorità appaltante.
Ai sensi dell’art. 83 del decreto legislativo 159/2011 (Codice delle leggi antimafia), prima di stipulare, approvare o autorizzare contratti e subcontratti che riguardano lavori, servizi e forniture in ambito pubblico, è necessario per le autorità appaltanti (amministrazioni, enti pubblici, aziende vigilate dallo Stato) acquisire la documentazione antimafia delle aziende candidate: questo al fine di contrastare, all’interno dell’appalto, eventuali infiltrazioni mafiose e turbative d’asta.
L'importanza di una gestione efficiente degli appalti pubblici
La gestione degli appalti pubblici richiede, oggi, un livello di precisione, puntualità e attenzione ancora più elevato rispetto al passato. Le nuove norme, con particolare riferimento a digitalizzazione, trasparenza e accesso agli atti rendono necessario l’utilizzo di piattaforme di gestione adeguate, ma soprattutto efficienti.
Negli ultimi anni, infatti, l’attenzione nei confronti degli appalti pubblici si è spostata fino a comprende non solo la trasparenza, requisito fondamentale, ma anche la velocità con cui si svolgono le procedure. Un sistema efficiente, che permetta di gestire con rapidità gli aspetti meramente operativi, è di grande aiuto nel soddisfare questi nuovi requisiti.
Come gestire facilmente un appalto pubblico con la digitalizzazione dei processi
È indubbio che per gestire in modo corretto e, soprattutto, per un tempo anche molto prolungato tutta la documentazione inerente a un appalto, occorra disporre di metodologie e strumenti avanzati. La digitalizzazione della Pubblica Amministrazione (PA) è un processo già da tempo in atto, anche se presenta ancora diverse criticità soprattutto a livello delle amministrazioni più piccole e meno strutturate.
La gestione di tutta la documentazione a supporto dell’appalto deve quindi essere affidata a strumenti digitali che non solo facilitino la raccolta delle informazioni, ma altresì garantiscano sicurezza e affidabilità sia a livello amministrativo, sia durante la “vita” dei cantieri delle aziende in appalto e subappalto.
È proprio in questo scenario che tecnologie avanzate come l’Intelligenza Artificiale (AI) possono fare la differenza garantendo l’autenticazione del personale, dei macchinari presenti e dei mezzi in transito. Il controllo delle presenze, il riconoscimento tramite biometria facciale, la lettura delle targhe dei veicoli o il rilevamento dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) sono solo alcuni esempi di Computer Vision, una delle componenti più versatili dell’AI in campo industriale, che trova piena applicazione nel controllo e gestione dei parametri di sicurezza dei cantieri.
Il tutto può avvenire in modo automatizzato mediante telecamere “smart” dotate di sensori potenziati da Intelligenza Artificiale, in grado di confrontare i tratti biometrici dei volti con quelli di riferimento salvati all’interno del database di un ente di verifica per il protocollo della legalità.
L’eventuale mancato riscontro può non solo lanciare un alert ai servizi incaricati alla sicurezza del cantiere, ma anche notificare all’organo preposto (Prefettura/Forze dell’Ordine) l’eventuale intrusione e l’inosservanza delle procedure.
Le caratteristiche di un software per la gestione degli appalti pubblici
Se l’Intelligenza Artificiale è la punta di diamante delle tecnologie a supporto della gestione appalti, i software di gestione documentale sono sicuramente le solide fondamenta su cui sviluppare le procedure atte a coinvolgere tutti gli stakeholder.
La piattaforma software deve essere in grado però di gestire in modo trasparente tutte le attività precedenti e successive all’aggiudicazione dell’appalto. Vediamo in dettaglio alcune caratteristiche imprescindibili che una piattaforma per la gestione appalti deve garantire:
- Riduzione dei tempi di gestione. La digitalizzazione dei processi permette di ridurre i tempi di gestione delegando al fornitore la fase di caricamento e aggiornamento della documentazione necessaria. Questo non solo consente di semplificare le attività delle stazioni appaltanti e di agevolare la verifica delle informazioni per il rispetto delle normative vigenti, garantendo l’aderenza alle leggi, ma, al contempo, risulta anche in una forte riduzione del materiale cartaceo.
- Trasparenza e tracciabilità delle informazioni. Tutta la documentazione necessaria alla redazione della procedura d’appalto deve essere univocamente indicizzata e facilmente condivisibile con gli enti preposti al suo controllo.
- Sicurezza durante lo scambio dei dati e loro gestione (privacy e accessi). Il controllo dei permessi di accesso deve garantire la tutela dei dati sensibili e deve essere possibile tracciare le attività svolte, sia in fase di ricerca, sia durante eventuali modifiche dei dati.
- Semplicità dell’interfaccia per favorirne l’adozione. Sia il front-end, sia l’eventuale soluzione mobile per il rilevamento e gestione dei dati in mobilità, devono permettere un utilizzo intuitivo. Tanto più completo e semplice sarà il software, tanto più elevata sarà la sua percentuale di adozione.
In sintesi: le tecnologie digitali, software per la gestione documentale e Intelligenza Artificiale, aumentano la qualità dei controlli nella gestione degli appalti, consentendo sia il rispetto dei protocolli di sicurezza sul lavoro, sia la tempestiva segnalazione delle eventuali inadempienze in ambito di legalità agli organi antimafia preposti.
