Una piattaforma che abiliti la prenotazione di spazi e servizi è uno strumento ormai indispensabile per tutte quelle aziende che devono affrontare in modo organizzato il post emergenza Covid. Superata la fase più drammatica, che ha costretto le imprese a introdurre in modo forzato lo smartworking, anche se sarebbe più opportuno definirlo homeworking, si può finalmente passare a un graduale ma, soprattutto, coscienzioso rientro in azienda.
Nel farlo occorre però continuare il rispetto delle regole di social distancing, divenute ormai un cardine della nostra quotidianità, e prefissate da precise normative soprattutto all’interno di luoghi chiusi come gli uffici. Riorganizzare gli spazi di lavoro, scaglionare gli ingressi al fine di evitare assembramenti e definire nuovi turni per i dipendenti è quindi obbligatorio se si vuole garantire la continuità operativa osservando al contempo il distanziamento sociale.
Se quindi i luoghi di lavoro non saranno più gli stessi, la gestione delle postazioni, aree condivise e attrezzature deve rapidamente evolvere. Come sempre, le aziende che hanno investito sulla tecnologia sono pronte ad affrontare questo epocale cambiamento e le prime a ripartire in sicurezza. Per tutte le altre sono necessari radicali aggiornamenti, sia agli asset infrastrutturali (spazi, postazioni, reti, etc), sia agli applicativi in grado di gestire in modo più funzionale servizi di prenotazione e modalità di accesso.
Prenotazione degli spazi: con l’app è più facile e veloce!
Ai Facility Manager e al responsabile HR spetta quindi l’arduo compito di ripensare la gestione dei luoghi di lavoro. Per farlo occorre, da un lato, considerare le esigenze dei dipendenti, operando per garantire sia ambienti più sicuri e facilmente accessibili, sia sistemi di prenotazione “user friendly”; e dall’altro lato tenere in considerazione le necessità delle aziende, che chiedono piattaforme di prenotazione tailor-made, maggiore flessibilità di integrazione con i software già presenti, personalizzazioni mediante l’uso di API e replicabilità per imprese con più sedi.
Per rispondere a queste richieste TopNetwork ha sviluppato TnWorkSpace, soluzione di classe enterprise installabile on premise o in cloud, a cui si affianca un’applicazione mobile (Android e iOS) per prenotare spazi aziendali, sale riunioni fisiche e virtuali, postazioni e tecnologie condivise.
TnWorkSpace soddisfa del tutto le esigenze pratiche dei dipendenti che richiedono applicazioni semplici da utilizzare e al tempo stesso integrate con gli strumenti quotidiani di produttività, come posta e calendario. L’app può essere utilizzata da dispositivi BYOD (By Your Own Device), rispettando i parametri di sicurezza dell’autenticazione LDAP per l’accesso al dominio aziendale. L’utilizzo di API permette un’elevata personalizzazione dei servizi e dei parametri di sicurezza.
Dall’applicazione, sfruttando la comoda planimetria che ricalca esattamente quella dell’azienda, è possibile prenotare non solo la propria postazione ma anche servizi aggiuntivi come posto auto, dotazioni tecnologiche, sale meeting e sistemi di videoconferenza. Per aziende che dispongono di sedi distaccate è possibile aggiungere/replicare nuove planimetrie e servizi, favorendo così gli spostamenti dei dipendenti in tutta sicurezza. Per prenotare, basta un semplice tocco sullo schermo del proprio smartphone.
TnWorkSpace: soluzione flessibile e replicabile
La piattaforma offre la gestione digitalizzata dei visitatori (attesi, arrivati, last minute), la loro assegnazione a uno o più meeting, la stampa dei badge personali di ingresso e l’eventuale servizio catering. TopNetwork ha sviluppato una soluzione aperta, con approccio fortemente orientato al cliente di livello enterprise, dotandola di un workflow flessibile e, soprattutto, altamente personalizzabile. I posti sono prenotabili anche per periodi superiori alla singola giornata, favorendo così il lavoro e l’organizzazione dei team.
Con TnWorkSpace l’azienda può garantire ai propri lavoratori e visitatori con disabilità la possibilità di un accesso in tutta sicurezza, fornendo indicazioni precise sulle postazioni disponibili e conformi alle direttive di tutela e diritto del lavoro. L’ottimizzazione dell’interfaccia permette di personalizzare i servizi necessari già prima della fase di prenotazione degli spazi, riducendo così i tempi di utilizzo e migliorando la user experience complessiva.
Per citare una case history di successo TnWorkSpace è stata adottata all’interno delle sedi operative di una grande società per la gestione degli aeroporti, con oltre 6000 collaboratori. La soluzione ha assicurato l’adempimento di tutti i requisiti richiesti dall’azienda, nonché i sistemi per la gestione della sicurezza e il controllo monitorato degli accessi.
