L'ufficio si trasforma. Non è più solo il luogo fisico in cui si lavora, ma un ambiente flessibile, condiviso, a misura di lavoratori e aziende, in cui circolano liberamente le idee, i talenti e le professionalità. Una trasformazione necessaria per il modern workplace, che si concretizza con l’adozione di app per la gestione degli spazi.
La tecnologia è facilitatrice del processo di trasformazione dei luoghi di lavoro. Un semplice smartphone, in particolare, permette l’ottimizzazione degli spazi, e di conseguenza il miglioramento dell’esperienza utente in un contesto lavorativo ibrido, parte in presenza e parte da remoto.
App gestione spazi per il lavoro ibrido
L’ufficio dell’era precedente alla pandemia non esiste più. Lascia spazio ad un ambiente intelligente dove la tecnologia permette di creare nuove forme di interazione e concretizzare i paradigmi lavorativi alternativi. Nel momento in cui le aziende e i manager abbandonano il mindset tradizionale e ormai obsoleto, per abbracciare lo smart working, una soluzione ideale sono le app per la gestione degli spazi.
Queste applicazioni permettono il concretizzarsi di un ambiente di lavoro flessibile, dove sono possibili la circolazione di idee, il lavoro con i migliori talenti, la riduzione dei costi e la garanzia di standard di sicurezza più alti. Vediamo in che modo.
App gestione degli spazi per più sicurezza, flessibilità e controllo
Il ritorno in ufficio, secondo quanto descritto nelle ricerche1 dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano del 2020, avverrà solo per attività molto specifiche, non quindi per le attività operative, ma per socializzare (68%), per incontrare persone esterne all’organizzazione (58%), per brainstorming aziendali e incontri strategici (43%) e infine per fare formazione (32%). I manager sono immersi così in una situazione aperta e stimolante, con un utilizzo degli spazi da parte dei lavoratori as a service.
Allo stesso tempo, questo contesto porta con sé anche alcune problematiche in più da gestire: in primo luogo, la questione della sicurezza e della salubrità degli ambienti, ovvero il distanziamento sociale, il rispetto delle norme igienico sanitarie e la regolamentazione dei flussi di persone.
Un’app per la gestione degli spazi, integrata alle tecnologie già esistenti, permette a dipendenti e collaboratori di prenotare la propria postazione, il posto auto, le sale riunioni, le video-conference room, impedendo quindi gli assembramenti e garantendo a tutti un ambiente di lavoro più sereno. Grazie ad un sistema integrabile e al monitoraggio dei flussi di persone in entrata e in uscita, è possibile consentire la libera circolazione negli spazi aziendali in totale controllo e migliorare la flessibilità dei processi di gestione. I dati che derivano dall’app possono poi essere sfruttati dall’impresa per identificare giorni, fasce orarie, attività e luoghi di maggiore utilizzo.
È importante che le app per la gestione degli spazi siano intuitive, di facile comprensione e immediata adozione. Ciò evita le resistenze da parte della popolazione aziendale, ed elimina così le problematiche di overload tecnologico e informativo che durante il lockdown hanno portato molti dipendenti e manager a soffrire di stress lavoro-correlato e burnout.
Un esempio concreto di come gestire gli spazi in azienda con un’app
Vediamo infine un esempio concreto di come un’app per la gestione degli spazi possa migliorare i processi.
Una volta che il lavoratore ha prenotato la sua postazione o il suo spazio tramite smartphone, e lo ha fatto ripetutamente per più giorni, l’app può memorizzare e localizzare l’abituale posizione della persona. Questo monitoraggio permette al sistema di ricostruire una planimetria per mappare la sede aziendale, utile soprattutto quando gli uffici sono dislocati su più piani o in più sedi.
Il sistema può poi utilizzare i colori per segnalare le aree libere e occupate: un modo semplice, veloce e intuitivo per avere una panoramica delle postazioni disponibili, delle sale riunioni o altri spazi riservabili. Inoltre, in base alle persone presenti nelle immediate vicinanze l’app per la gestione degli spazi può bloccare il desk booking negli ambienti già sovraffollati, nel totale rispetto del distanziamento sociale.
Queste applicazioni dunque aprono le porte a una gestione responsabile e autonoma che coinvolge il singolo individuo a favore della comunità aziendale: una soluzione consapevole per non rinunciare alle relazioni con i colleghi e favorire la libera condivisione di idee negli spazi comuni, con un notevole vantaggio in termini di risorse per l’impresa.
1 Fonte: Osservatori del Politecnico di Milano
