Gestione visitatori in azienda: come renderla veloce e sicura

I luoghi di lavoro non saranno più gli stessi. Con il modern workplace e le norme di distanziamento sociale, la questione gestione visitatori in azienda si impone prepotentemente e passa in primo piano. Il New Normal obbliga a ripensare gli uffici in una nuova prospettiva ibrida, in grado di accogliere le persone in modo sicuro e senza intralci, rispettando il social distancing e le nuove norme igieniche.

Occorre una soluzione di rapido utilizzo, una gestione intelligente che permetta di continuare a mantenere l'operatività in azienda e a rendere fluida la vita aziendale delle persone, interne ed esterne.


Gestione visitatori in azienda: perché è necessaria oggi

Sono l’Internet of Things, l’intelligenza artificiale, le mappe ed i sensori intelligenti le tecnologie su cui le aziende devono puntare per accelerare il processo di Digital Transformation già spinto in avanti dalla pandemia, e che attualmente possono garantire una gestione intelligente dei flussi di persone all'interno degli spazi aziendali.

Se già nel 2019, i dati1 dell’Osservatorio Intelligenza Artificiale del Politecnico di Milano ci dicevano che il 90% delle aziende italiane riconosceva i vantaggi dell’intelligenza artificiale, oggi è diventata una necessità impellente. Infatti, nel momento in cui la presenza in azienda non può essere sostituita da modalità lavorative agili e dallo smart working, è importante che le nuove tecnologie siano utilizzate per trovare e mettere in pratica soluzioni rapide e sicure per i dipendenti e per la gestione dei visitatori in azienda.

Gli spazi si sono trasformati, le postazioni di lavoro sono dimezzate: è il momento di scegliere la soluzione ideale per permettere la business continuity, e allo stesso tempo, il benessere lavorativo ed un buon time management alle persone.


Quando occorre gestire i visitatori in azienda

La vita in azienda e la presenza in ufficio cambiano, si procede in una direzione lavorativa ibrida. Ecco quindi che si riorganizzano gli spazi di lavoro, si scaglionano gli ingressi e si creano turnazioni per evitare assembramenti.

Le aziende con sedi distaccate, ad esempio, hanno sicuramente bisogno di mappe intelligenti o planimetrie per favorire lo spostamento dei lavoratori da una sede all’altra in tutta sicurezza e una panoramica reale ed immediata di quanti uffici, desk o aree comuni sono disponibili.

Non è trascurabile inoltre la questione dell’outsourcing e possibili incontri con i clienti: le aziende oggi non hanno più solo dipendenti fissi, gestiscono il lavoro anche grazie a collaborazioni esterne, team delocalizzati con cui a volte potrebbero aver bisogno di organizzare brainstorming e altre sessioni in presenza.

La disponibilità di spazi in azienda deve essere aggiornata il più rapidamente possibile.

Le tecnologie innovative ed il digitale sono di aiuto a queste realtà aziendali, ad esempio con app AI-based che permettono la prenotazione di spazi di lavoro in real time, garantendo a tutta la popolazione aziendale e agli esterni una condizione lavorativa ottimale ed un’abitabilità dello spazio di lavoro a prova di assembramento.


Gestione visitatori in azienda con l’AI: tecnologie al servizio delle persone

Il digitale e la tecnologia permeano la nostra quotidianità, in tutto e per tutto. A causa dell’overload tecnologico a cui si è sottoposti, potrebbero sorgere problemi nell’adozione di un nuovo strumento nel tool-kit aziendale.

Per facilitare l’utilizzo di una nuova tecnologia è necessario che questa sia worker friendly ed integrata completamente con sistemi e software già utilizzati. Sono un plus anche personalizzazione e flessibilità, per possibili integrazioni con le API aziendali, oltre che replicabilità e scalabilità.

Soluzioni di questo tipo sono installabili sia in cloud sia on premise e integrate ad app mobile su qualsiasi dispositivo Android e iOS. Permettono di prenotare gli spazi lavorativi in azienda come sale riunioni fisiche e virtuali e desk, ma anche servizi come catering, parcheggio, e di digitalizzare l’accoglienza dei visitatori con un semplice tap sullo smartphone.

Queste nuove tecnologie, oltre ad essere fruibili da tutti i comparti aziendali, si integrano perfettamente con gli strumenti quotidiani di produttività, come la posta elettronica.


Un’app per l’accoglienza veloce e sicura

La possibilità di introdurre la localizzazione dell’abituale postazione di un dipendente o di planimetrie intelligenti che suggeriscono gli spazi riservabili grazie ai colori permette di gestire digitalmente i visitatori esterni.

La stampa dei badge, la partecipazione ad un meeting o la visita in azienda da parte di un cliente avvengono in tempo reale con un workflow flessibile e personalizzabile.

La prenotazione intelligente di sale riunioni e desk permette di mantenere in real time il distanziamento sociale, grazie a funzioni che bloccano le postazioni adiacenti a quella scelta, garantendo l’accesso in ufficio in tutta sicurezza anche a persone esterne; e grazie alle informazioni precise sulle postazioni disponibili e sulla loro posizione, come ad esempio la vicinanza all’ascensore o con i servizi igienici rendono possibile l’accesso in azienda anche a persone con disabilità.

Applicazioni AI-based per la gestione di visitatori in azienda, dipendenti, collaboratori o clienti, sempre consultabili e a portata di mano sono una delle tecnologie che continuano a permettere operatività e fluidità nei processi aziendali, e soprattutto la fruizione degli spazi da parte di più persone nel rispetto delle regole di social distancing, ormai una prassi per affrontare il New Normal.


1Fonte: Osservatori


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