Gestire i flussi di persone in azienda con l’ausilio della tecnologia è fondamentale in quelle realtà fluide che vogliono garantire il benessere lavorativo, la produttività e la collaborazione. Tutto ciò è possibile anche grazie a un’app di prenotazione sale riunioni, uno strumento che di fatto elimina possibili intoppi nell’utilizzo delle meeting room, causati da mancanza di monitoraggio e reporting di persone in smart working, home working, quelle presenti in sede o in turnover.
Quali sono le caratteristiche che queste app specifiche dovrebbero avere per essere davvero un valido sostegno all’azienda e apportare valore alle attività lavorative? Come scegliere le app migliori, per fare in modo che tutta la popolazione aziendale le adotti con facilità e le utilizzi senza problemi?
Vediamolo nel dettaglio.
I vantaggi di un’app di prenotazione sale riunioni
Con uno sguardo allo smartphone e un semplice tap sullo schermo è possibile conoscere la disponibilità delle sale riunioni in ufficio prima di recarsi fisicamente sul posto. Sono queste le tecnologie di cui hanno bisogno le persone oggi, che lavorano in aziende ibride e che quindi gestiscono dipendenti in presenza e in home working.
Gestire il flusso delle persone è molto importante, soprattutto quando sono gli spazi comuni, come le meeting room, a dover essere amministrati con attenzione speciali in linea con le nuove norme igienico-sanitarie. Il New Normal impone infatti alle aziende di trasformarsi digitalmente e di conseguenza pensare all’evoluzione degli uffici in chiave “smart office”. Occorre riuscire a comunicare in real-time ai propri collaboratori e dipendenti, con un reale vantaggio in termini di business continuity e work life balance.
Grazie ad un’app di prenotazione sale riunioni diventa possibile verificare quali siano le stanze realmente utilizzate e occupate, in quale giorno e momento del tempo di lavoro. In questo modo, si analizzano i comportamenti delle persone in azienda e si comprende quale è la fascia della giornata con il flusso maggiore.
Attenzione all’overload tecnologico: una minaccia per l’adozione
La difficoltà nel far adottare una nuova tecnologia a tutta la popolazione aziendale e di vederne un reale utilizzo risiede nella grande quantità di software, app e tecnologie che le persone si sono ritrovate ad utilizzare in pochissimo tempo nell’ultimo periodo, spesso senza una formazione adeguata.
Per essere veramente funzionali e garantire il miglioramento della vita in azienda, le app di prenotazione sale riunioni devono avere specifiche caratteristiche, elementi fondamentali per andare incontro alle esigenze di flessibilità delle modalità di lavoro agile.
5 caratteristiche imprescindibili delle app di prenotazione sale riunione
La digitalizzazione del workspace non è più un’opzione, e le tecnologie per la gestione degli spazi e le app per la prenotazione di sale riunioni non possono mancare dunque nel toolkit aziendale.
Le migliori devono rispondere almeno a 5 requisiti, i quali facilitano la digital collaboration, il lavoro in team e si integrano perfettamente con quelle che sono le tecnologie già utilizzate in azienda ogni giorno.
- Semplicità di utilizzo: un’app di prenotazione sale riunioni deve essere intuitiva e semplice, così da poter essere adottata dalla totalità della popolazione aziendale e utilizzata da chiunque, e soprattutto ovunque con una soluzione on premise o in cloud.
- Immediatezza e flessibilità: un’app per essere immediata e flessibile deve essere utilizzabile sia su smartphone sia su pc.
- Integrazione con le tecnologie in uso: elemento importante delle app di prenotazione sale riunioni è quello di essere adattabili ai sistemi e software che già fanno parte della quotidianità lavorativa.
- Flessibilità nell’associazione con i servizi esterni all’azienda: oltre alla prenotazione di sale riunioni, in alcune situazioni sarà necessario che l’app prenoti servizi accessori, come ad esempio i catering in vista di un meeting con dei clienti o un posto auto per raggiungere l’ufficio in tutta tranquillità e senza stress.
- Margine di personalizzazione: un’app di prenotazione sale riunioni deve adattarsi perfettamente alle esigenze dell’azienda. Una soluzione aperta con un workflow customizzabile in modo semplice e immediato è la soluzione migliore.
