I responsabili amministrativi delle pubbliche amministrazioni e delle imprese di una certa dimensione sanno bene che la gestione dei contratti di appalto comporta impegno e attenzione. L’impegno riguarda la verifica della completezza della documentazione e dello stato di avanzamento delle forniture, per erogare i pagamenti. L’attenzione è rivolta particolarmente al rispetto degli obblighi legislativi, tra cui quello del Protocollo di Legalità.
Il “Rapporto quadrimestrale sul mercato dei contratti pubblici”, ANAC, 3° quadrimestre 2021, a pagina 5 riporta che il numero dei contratti pubblici superiori a 40.000€ con un Codice Identificativo di Gara (CIG) nell’ultimo quadrimestre è aumentato di oltre il 30% dal 2019 al 2020 e del 7% circa dal 2020 al 2021.1
Con questi dati, informatizzare la gestione dei contratti di appalto diventa fondamentale per minimizzare i rischi di errori e di problemi legali.
Perché è importante la gestione informatica dei contratti di appalto
La gestione dei contratti di appalto coinvolge l’intervento di vari uffici, anche esterni alla struttura appaltante. Ci sono documenti da ricevere, conservare, consultare e controllare, quando necessario, ma solo dagli aventi diritto. Occorre verificare il rispetto delle disposizioni in vigore e sorvegliare il flusso delle attività legate alle forniture.
Per ogni stato di avanzamento, la struttura appaltante controlla la regolarità della documentazione, le quantità consegnate e il rispetto delle scadenze con documenti di trasporto, fatture, verbali, attestazioni di conformità.
Quando il numero degli affidamenti è alto, una gestione dei contratti di appalto con applicazioni locali o in forma manuale è macchinosa e lenta nel controllo delle varie fasi procedurali e comporta facilmente errori. È fondamentale, quindi, automatizzare il servizio per inserire i documenti in archivi consultabili e aggiornabili in Rete. Oltre a velocizzare le attività, l’informatizzazione garantisce il rispetto dei parametri di sicurezza e la trasparenza amministrativa.
Ecco un possibile caso d’uso: L’Azienda sanitaria locale (ASL) di un comune
Si può ipotizzare il caso di una ASL, operante in un comune di circa 120.000 abitanti, che ha aderito al Protocollo di Legalità, in accordo con la Prefettura territoriale L’Azienda Sanitaria acquista beni e servizi con circa 800 gare/affidamenti all’anno, con importi che oscillano da poche migliaia di euro a qualche milione. Le tipologie di acquisti vanno dalla classica cancelleria, al materiale di consumo medicale, apparecchiature, computer, servizi pulizie, mensa, ecc.
Legalileo si rivela la soluzione idonea per gestire in maniera strutturata ed efficace volumi anche grandi di forniture e appalti. Ad una analisi iniziale per la verifica dell’aderenza del software ai contenuti del Protocollo di Legalità, controllo che conferma la necessità di adeguare alcuni modelli di documenti (un’attività di qualche giornata/uomo), segue la predisposizione dell’ambiente operativo che sarà a disposizione dell’Ente. Una componente di profilazione articolata consente all’Ente, agli affidatari/aggiudicatari, ai subappaltatori e alla Prefettura di poter accedere in modo dispositivo o in sola lettura alle aree di propria competenza.
Centralizzando e digitalizzando tutta la documentazione allegata, viene resa più efficiente non solo la gestione ma si accelerano le operazioni di controllo e verifica da parte di tutti gli attori coinvolti. La creazione di un unico repository documentale, totalmente gestibile in Cloud, permette di aumentare l’efficacia e l’efficienza della gestione delle gare d’appalto riducendo i tempi di verifica dei documenti. Grazie alla possibilità di registrare in piattaforma lo Stato di Avanzamento Lavori (SAL) relativi alle attività legate alle gare, è possibile tener traccia degli acquisti, poiché per ogni SAL è prevista la registrazione del pagamento alle società subappaltate. L’Ente può così facilmente verificare la corretta gestione dei flussi finanziari e, nel caso in cui riscontri anomalie, sospendere i pagamenti per i necessari controlli.
In questo modo si evitano situazioni che possano violare la trasparenza o che non siano conformi alla legge.
La Prefettura territoriale competente può accedere in qualsiasi momento alla piattaforma per svolgere i controlli di legge al fine di evitare infiltrazioni malavitose.
La sua scalabilità permette inoltre di gestire un numero illimitato di appalti e di utenze.
Con Legalileo si velocizzano le attività, ogni utente ha sempre la visione della situazione corrente e viene garantita la dovuta trasparenza dell’intero procedimento amministrativo.
Perché Legalileo è la soluzione ideale per la gestione dei contratti di appalto
Legalileo fornisce le funzionalità necessarie per la gestione dei contratti di appalto e il rispetto della legalità con caratteristiche di:
- flessibilità
- scalabilità
- sicurezza
- velocità
- trasparenza
Avere documenti in un archivio memorizzato nel cloud o in un server locale ne garantisce la disponibilità agli utenti autorizzati.
Legalileo, quindi, garantisce una gestione dei contratti di appalto veloce, efficiente e sicura con il coinvolgimento operativo dei vari portatori di interesse e la trasparenza del procedimento amministrativo.
1 Fonte: Rapporto quadrimestrale sul mercato dei contratti pubblici
