Garantire la gestione trasparente degli appalti è uno dei compiti più importanti per le stazioni appaltanti delle amministrazioni centrali, locali e per tutti quegli enti o aziende che gestiscono concessionari da parte dello stato. Legalileo è un software in grado di gestire tutta la filiera di un appalto, con l’obiettivo di prevenire e contrastare le infiltrazioni mafiose e le turbative d’asta.
Protocollo di legalità per contrastare le infiltrazioni mafiose
Ai sensi dell’art. 83 del decreto legislativo 159/2011 (Codice delle leggi antimafia): “Le pubbliche amministrazioni e gli enti pubblici, anche costituiti in stazioni uniche appaltanti, gli enti e le aziende vigilati dallo Stato o da altro ente pubblico e le società o imprese comunque controllate dallo Stato o da altro ente pubblico, nonché i concessionari di lavori o di servizi pubblici, devono acquisire la documentazione antimafia di cui all’articolo 84 prima di stipulare, approvare o autorizzare i contratti e subcontratti relativi a lavori, servizi e forniture pubblici”.
Entriamo allora nel campo dei Protocolli di legalità volti a potenziare le tutele contro le ingerenze malavitose nelle opere pubbliche. Il software appalti sviluppato da TopNetwork è la soluzione ideale per gestire nel modo più sicuro, affidabile e trasparente tutte le attività precedenti e successive all’aggiudicazione di un appalto.
In particolare, il software appalti Legalileo facilita la raccolta delle informazioni e dei documenti che le stazioni appaltanti richiedono alle imprese, assicurando così il tracciamento completo dei procedimenti per gli appalti e dei flussi finanziari connessi.
Introduzione al software di gestione appalti e protocollo legalità
La creazione di un sistema di regole più stringente nella gestione degli appalti implica, necessariamente, un aumento della complessità gestionale. Un software di gestione appalti e protocollo legalità permette di gestire questa complessità riducendo al minimo il bisogno di interventi manuali e semplificando gli adempimenti burocratici grazie all’automazione.
Grazie alla centralizzazione delle informazioni, permette l’erogazione rapida della documentazione richiesta, il controllo formale degli adempimenti e la gestione documentale collegata.
Caratteristiche principali del software per la gestione degli appalti
Cosa deve avere un software per la gestione degli appalti pubblici per poter conciliare la semplificazione dei processi aziendali con il rispetto delle normative vigenti? Alcune delle funzionalità e caratteristiche possono variare in base ai bisogni dell’azienda che lo adotta ma, ai minimi termini dovrebbe disporre di:
- Gestione delle fasi principali (programmazione, progettazione, esecuzione e conclusione)
- Gestione finanziaria dell’appalto
- Archiviazione, analisi e conservazione documentale per processi, documenti, atti e in generale ogni documento rilevante
- Strumenti di gestione degli adempimenti anticorruzione
- Gestione degli aspetti di compliance come trasparenza e monitoraggio
Oltre a queste funzioni principali, costituiscono un importante vantaggio alcuni strumenti accessori come la presenza di un albo fornitori, il controllo del procedimento di gara e la creazione dei dati necessaria per le richieste di Amministrazione trasparente, oltre all’interfacciamento con strumenti preesistenti, per esempio il software protocollo.
Benefici dell’implementazione del software
Con i nuovi adempimenti normativi richiesti la gestione di appalti pubblici è diventata più complessa e articolata. L’uso di un software adeguato permette di ridurre il carico di lavoro sul personale, aumentare l’efficienza e garantire una migliore risposta alle richieste normative. In particolare:
- Riduce gli errori, minimizzando la ripetizione delle operazioni
- Migliora i tempi di risposta grazie all’automazione e al collegamento automatico con i sistemi di controllo
- Garantisce una migliore compliance grazie al tracciamento dettagliato degli adempimenti
- Permette un’archiviazione sicura e un accesso agli atti più rapido in caso di necessità
Un software per la gestione dei lavori pubblici attraverso appalti permette, insomma, di conciliare l’agilità operativa con il rispetto puntuale delle norme richiesto oggi alle Pubbliche Amministrazioni.
Cosa si può fare con il software appalti Legalileo
Vediamo più in dettaglio che cosa si può fare con il software appalti Legalileo:
- Aggiornare costantemente l’anagrafica dei soggetti esecutori (le imprese), per quanto riguarda una serie di documenti e informazioni, tra cui: tipologie dei contratti e dei relativi importi, tracciabilità dei flussi finanziari connessi all’esecuzione dei lavori, pagamenti per le commesse, condizioni di sicurezza nei cantieri.
- Comunicare, in modalià digitale, con la prefettura di riferimento a seguito della sottoscrizione del protocollo di legalità.
- Gestire il settimanale di cantiere con il massimo grado di dettaglio, inserendo tutte le indicazioni su “chi ha fatto che cosa, e come”. L’obiettivo è monitorare l’avanzamento dei lavori eseguiti dalle imprese appaltatrici e dai loro fornitori/sub-fornitori, specificando il numero di mezzi in ingresso e uscita dalle diverse aree di cantiere, le quantità di materiali utilizzati, la presenza del personale sul campo (tecnici, operai).
- Ottimizzare la gestione digitale dell’intero flusso di documenti. Con il software appalti si possono gestire in totale trasparenza le informazioni sui contratti d’appalto e sulle relazioni tra le imprese e i conti correnti utilizzati per i pagamenti.
La gestione documentale nel software appalti
La gestione documentale integrata è un punto di forza del software appalti Legalileo, grazie alla possibilità di organizzare dati e informazioni in modo chiaro, coerente e centralizzato, sfruttando le potenzialità del database. Il software appalti Legalileo permette di semplificare e velocizzare la raccolta e condivisione dei dati: acquisizione digitale dei documenti cartacei, archiviazione dei file secondo sistematici criteri, tracciamento dei processi di raccolta e scambio delle informazioni con gli enti preposti alle attività di controllo.
La piattaforma segue la logica mobile first che permette di verificare direttamente sul campo, su smartphone e tablet, i dati acquisiti in tempo reale; il sistema è in grado di generare in modo automatico rapporti e messaggi, e anche di inviare notifiche ai soggetti interessati.
Un altro punto di forza del software appalti Legalileo è la garanzia sulla sicurezza dei dati e delle funzionalità: una parte specifica del software è dedicata al controllo degli accessi e alla gestione dei ruoli, assicurando la piena tutela della privacy per i dati sensibili.
In pratica, il software appalti abilita ogni singolo utente a gestire le informazioni di sua competenza nelle diverse fasi (acquisizione dati, consultazione/condivisione, controllo), registrando tutte le attività di ricerca, inserimento e modifica dei dati attraverso un sistema per la gestione dei log.
Possibili integrazioni con la computer vision
Infine, in tema di controllo degli accessi nei cantieri, il software appalti Legalileo può essere integrato con soluzioni di computer vision basate sull’intelligenza artificiale, ad esempio sistemi di riconoscimento persone/oggetti con sensori ottici montati su telecamere fisse e-o droni.
Tali sistemi consentono di sviluppare diverse applicazioni, come la lettura delle targhe dei mezzi che entrano in cantiere e il loro incrocio con le banche dati delle prefetture, così come il rilevamento dei DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) indossati dal personale sul campo.
