Il software di gestione appalti è un elemento basilare per accelerare la Digital Transformation delle Pubbliche Amministrazioni e facilitare la partecipazione di tutti gli stakeholder al percorso di modernizzazione del Paese. Un vero e proprio “digital journey”, non certo privo di difficoltà.
Per poterlo affrontare al meglio è quindi necessario che tutti gli strumenti, incluso quello per la gestione degli appalti, rispecchino specifiche caratteristiche per offrire la massima trasparenza e il rispetto di tutte le procedure di gestione del Protocollo di Legalità, come sottoscritto dal Ministero dell’Interno e Confindustria il 10 maggio 2010.
Tutti i fattori da considerare per la scelta
La scelta, effettuata di norma dal Direttore esecutivo della stazione appaltante, non è certo semplice visto il numero di prodotti attualmente sul mercato. Occorre quindi stabilire alcune caratteristiche imprescindibili che un valido software di gestione appalti deve garantire al fine di offrire il massimo supporto durante tutto l’iter amministrativo, dalla progettazione fino all’affidamento e collaudo, dell’oggetto della gara.
Prendiamo quindi in considerazione dieci caratteristiche peculiari che possano facilitare la scelta, ponendo particolare attenzione alla gestione della documentazione, la sicurezza di applicazione dei protocolli e la verifica dei flussi finanziari.
- Flessibilità e Anagrafiche. Sia che si tratti di una gara o di una aggiudicazione diretta, il software deve permettere il controllo e la visione della documentazione di ogni singolo attore della fornitura, aggiudicatario, subappaltatori, e così via. In modo analogo, deve essere facilitata la gestione delle anagrafiche e dei dati dei fornitori principali e sub-appaltatori appartenenti a Imprese, RTI, Consorzi, ATI e così via.
- Sicurezza e Privacy. La gestione documentale integrata deve facilitare il lavoro di tutte le figure aziendali coinvolte e preposte al controllo di qualificazione dei fornitori che presteranno attività presso l’azienda appaltatrice. Deve essere garantita la piena tutela della privacy e dei dati sensibili, con la possibilità di attivare sistemi automatici di blocco degli accessi per i fornitori non conformi con i requisiti.
- Delega e Front-end. Al fine di snellire procedure e facilitare i controlli, il fornitore dovrà poter caricare e aggiornare in modo autonomo tutta la documentazione e le relative informazioni nel rispetto delle normative vigenti. Il front-end del programma dovrà, al contempo, facilitare la richiesta delle certificazioni e della documentazione come iscrizione CCIAA, D.U.R.C., certificazioni, polizze assicurative, LUL etc.
- Archiviazione e Cartaceo. Il software di gestione appalti deve permettere non solo un efficace scambio di documenti tra tutti gli stakeholder, ma altresì semplificare la fase di archiviazione digitale di tutta la documentazione relativa all’appalto. La riduzione del materiale cartaceo consentirà maggiore velocità nei controlli e più efficienza operativa da parte dei responsabili della stazione appaltante.
- Storico e Ricerche. La piattaforma deve integrare la gestione del Registro di tutti i contratti d’appalto in essere e del loro relativo stato (attivo/concluso). Altrettanto importante il software deve conservare traccia di tutti i log e lo storico delle ricerche effettuate (chi/cosa/quando).
- Scadenziario e Carichi di lavoro. I vari responsabili della filiera devo poter essere raggiunti da avvisi automatici sia in prossimità delle scadenze, sia delle conseguenti segnalazioni degli avvenuti aggiornamenti. Il software deve permettere altresì la distribuzione dei carichi di lavoro connessi alla gestione dei documenti da parte di tutti gli attori della procedura, dall’Ufficio Acquisto, a quello Amministrativo, Direzione e Coordinamento della Sicurezza di Cantiere.
- Sicurezza Cantieri e Giornale di Cantiere. Deve essere possibile gestire in modo efficiente le autorizzazioni d’accesso di tutta la forza lavoro e dei mezzi all’interno delle aree di cantiere. La redazione del “Giornale di Cantiere” è una delle caratteristiche più importanti dato che deve consentire il monitoraggio dell’avanzamento dei lavori. Lo scambio di dati e informazioni con la Prefettura deve essere facilitato per poter effettuare il controllo su tutti i dettagli, inclusi gli ingressi programmati e quelli consuntivati.
- In modo analogo deve essere possibile l’identificazione e il tracciamento delle interferenze tramite la redazione della documentazione D.U.V.R.I (Documento Unico di Valutazione dei Rischi Interferenziali).
- Gestione dei Flussi Finanziari. Rimane come sempre centrale la gestione e soprattutto il monitoraggio dei flussi tra aggiudicatario e imprese subappaltatrici: il controllo digitale deve dare trasparenza a tutto il processo di appalto, includendo logicamente i pagamenti delle commesse ed i conti correnti utilizzati.
- Gestione del Protocollo di Legalità. La piattaforma software deve altresì facilitare l’interazione con la Prefettura ed i relativi processi di verifica delle informazioni necessarie per il rilascio della Certificazione Antimafia.
In sintesi: Il software di gestione appalti deve portare più trasparenza e rispetto dei protocolli di legalità, più efficienza grazie alla riduzione del cartaceo e fornire ai responsabili della stazione appaltante una piattaforma di controllo completa, in grado di ridurre i tempi di gestione delle procedure.
