Gestione spazi di lavoro: come rientrare in ufficio in sicurezza

Le imprese, durante quest’ultimo anno afflitto dall’emergenza sanitaria, hanno dovuto trovare soluzioni alternative per la gestione degli spazi di lavoro, un tempo destinati ai propri dipendenti e oggi, in parte rimasti vuoti a causa delle ovvie limitazioni dettate dall’attuale situazione di necessità.

Il CTO di un’azienda che desidera riportare i propri dipendenti e collaboratori in ufficio potrà adottare nuove soluzioni tecnologiche in grado di semplificare la gestione degli spazi di lavoro, in tutta sicurezza. La scelta potrà orientarsi verso applicativi software in grado di offrire una serie di funzionalità che consentono anche di ridurre i rischi di contagio, aumentare l’efficienza e abbattere i costi.

Esistono oggi soluzioni digitali scalabili che ben si adattano alle piccole e alle grandi realtà italiane. Gestione del front office, report di ingressi e uscite, prenotazione di postazioni di lavoro e automatizzazione nel servizio di pulizia e sanificazione sono tra i servizi più apprezzati.


Riorganizzare gli spazi di lavoro per l’efficienza e la socialità

Il primo lockdown, per necessità, ha portato a una diffusione mai vista prima della modalità di smart working e, ancora più precisamente, home working. Secondo i dati dell’Osservatorio del Politecnico di Milano1, solo un’azienda su due in Italia ha consentito l’accesso dei dipendenti agli ambienti di lavoro.

I numeri di un questionario AIDP2 indicano che il 68% delle imprese continuerà a gestire i suoi lavoratori in modalità agile anche nel periodo post pandemico, riorganizzando gli spazi di lavoro e destinando da uno a due giorni lavorativi a settimana alla pratica di home working, riducendo così l’affollamento degli ambienti di lavoro. La gestione degli spazi in modo più flessibile offrirà anche la possibilità di destinare molti ambienti di lavoro ai momenti di socialità; ad esempio, tramite la creazione di aree break, sale meeting e ambienti condivisi.


Automatizzare la gestione degli spazi per contenere i rischi

La prenotazione degli ambienti tramite un sistema digitale di gestione degli spazi di lavoro porta molteplici vantaggi: in qualsiasi momento sarà possibile consultare lo stato degli ambienti della struttura, limitando il numero di visitatori alla capienza massima indicata dalle attuali normative. Il monitoraggio automatico dell’uscita del dipendente da un ufficio, inoltre, rende più agevole e rapida la procedura di igienizzazione degli ambienti non appena l’ufficio viene abbandonato, arginando i tempi morti di inutilizzo degli spazi e ottimizzando i costi degli interventi igienici necessari.

La tracciabilità dovuta alla possibilità di creare report delle presenze e dei livelli d’uso degli spazi condivisi può assicurare un vantaggio aggiuntivo in caso di segnalazione di una positività al Covid-19. Di conseguenza, sarà più semplice individuare possibili contatti sociali e intervenire tempestivamente per il contenimento dei rischi di contagio, risalendo alle sole persone che sono entrate in contatto con il caso segnalato ed evitando pertanto allarmismi o un blocco totale della struttura.


Tanti i vantaggi delle soluzioni per la gestione degli spazi

Per garantire il rispetto delle direttive anti-pandemia vigenti e la sicurezza dei propri dipendenti, dei visitatori o chiunque necessiti di accedere agli edifici di un’impresa, l’uso di un sistema di accoglienza e di prenotazione degli accessi è quindi un elemento importante, ben lontano dal semplice valore aggiunto che poteva costituire in tempi pre-pandemia.

Un sistema di gestione digitale degli spazi garantisce l’accesso e l’uso alle strutture interessate riducendo fortemente le possibilità di contagio. A questo, si aggiungono le già citate ricadute positive in termini di efficienza, flessibilità e riduzione dei costi.


1 Fonte: Osservatorio del Politecnico di Milano
2 Fonte: La Stampa


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