Gestire i flussi di persone in azienda con l’ausilio della tecnologia è fondamentale in quelle realtà fluide che vogliono garantire il benessere lavorativo, la produttività e la collaborazione. Tutto ciò è possibile anche grazie a un’app di prenotazione sale riunioni, uno strumento che di fatto elimina possibili intoppi nell’utilizzo delle meeting room, causati da mancanza di monitoraggio e reporting di persone in smart working, home working, quelle presenti in sede o in turnover.
Quali sono le caratteristiche che queste app specifiche dovrebbero avere per essere davvero un valido sostegno all’azienda e apportare valore alle attività lavorative? Come scegliere le app migliori, per fare in modo che tutta la popolazione aziendale le adotti con facilità e le utilizzi senza problemi?
Vediamolo nel dettaglio.
Con uno sguardo allo smartphone e un semplice tap sullo schermo è possibile conoscere la disponibilità delle sale riunioni in ufficio prima di recarsi fisicamente sul posto. Sono queste le tecnologie di cui hanno bisogno le persone oggi, che lavorano in aziende ibride e che quindi gestiscono dipendenti in presenza e in home working.
Gestire il flusso delle persone è molto importante, soprattutto quando sono gli spazi comuni, come le meeting room, a dover essere amministrati con attenzione speciali in linea con le nuove norme igienico-sanitarie. Il New Normal impone infatti alle aziende di trasformarsi digitalmente e di conseguenza pensare all’evoluzione degli uffici in chiave “smart office”. Occorre riuscire a comunicare in real-time ai propri collaboratori e dipendenti, con un reale vantaggio in termini di business continuity e work life balance.
Grazie ad un’app di prenotazione sale riunioni diventa possibile verificare quali siano le stanze realmente utilizzate e occupate, in quale giorno e momento del tempo di lavoro. In questo modo, si analizzano i comportamenti delle persone in azienda e si comprende quale è la fascia della giornata con il flusso maggiore.
La difficoltà nel far adottare una nuova tecnologia a tutta la popolazione aziendale e di vederne un reale utilizzo risiede nella grande quantità di software, app e tecnologie che le persone si sono ritrovate ad utilizzare in pochissimo tempo nell’ultimo periodo, spesso senza una formazione adeguata.
Per essere veramente funzionali e garantire il miglioramento della vita in azienda, le app di prenotazione sale riunioni devono avere specifiche caratteristiche, elementi fondamentali per andare incontro alle esigenze di flessibilità delle modalità di lavoro agile.
La digitalizzazione del workspace non è più un’opzione, e le tecnologie per la gestione degli spazi e le app per la prenotazione di sale riunioni non possono mancare dunque nel toolkit aziendale.
Le migliori devono rispondere almeno a 5 requisiti, i quali facilitano la digital collaboration, il lavoro in team e si integrano perfettamente con quelle che sono le tecnologie già utilizzate in azienda ogni giorno.