Documentazione appalti: come facilitare la raccolta per le stazioni appaltanti

L’enorme beneficio di facilitare e velocizzare la raccolta della documentazione appalti, che ricordiamo essere a carico delle stazioni appaltanti, è quello di accelerare il processo di creazione di nuovi servizi e infrastrutture per l’intero sistema Paese. In questa direzione, gestirne la raccolta senza sfruttare la flessibilità di una soluzione digitale come un software gestione appalti vuol dire non poter garantire in modo adeguato la trasparenza richiesta dagli organi di controllo, come previsto invece dal Protocollo Legalità che ha l’obiettivo di rafforzare le azioni di prevenzione e contrasto delle infiltrazioni criminali nel settore dei contratti di lavori, servizi e fornitore, sia pubblici che privati.

Per i responsabili delle Amministrazioni centrali o locali, e per tutti gli Enti privati e pubblici che gestiscono concessionari da parte dello Stato rientranti nella categoria di “stazione appaltante”, diventa quindi necessario operare una scelta valutando i vantaggi legati all’introduzione di nuove tecnologie. L’obiettivo principale non è solo facilitare la raccolta della documentazione appalti ma, in particolar modo, la tracciabilità delle informazioni. Informazioni che, ancora prima che la gara venga aggiudicata, dovranno essere validate e verificate. Eventuali imprecisioni o mancanze richiederanno un’ulteriore richiesta di documentazione a supporto, con un onere aggiuntivo in fatto di risorse economiche ed umane.


Documentazione appalti: come recuperare efficienza  

L’automatizzazione delle procedure è quindi uno degli obiettivi da raggiungere per recuperare efficienza e migliorare la qualità dei controlli. Per farlo, occorre adottare una soluzione che faciliti il passaggio della documentazione richiesta alle imprese aggiudicatarie della gara o che abbiano ottenuto un affidamento.

Una piattaforma digitale evoluta permette:

  • alle imprese, di poter inserire all’interno del profilo creato le informazioni necessarie al rilascio della certificazione antimafia da parte della Prefettura;
  • alle PA e agli enti istruttori, strumenti e funzioni avanzate per il controllo dei dati, diminuendo il quantitativo della documentazione cartacea e delle risorse umane impiegate.

L’adozione di tecnologie che facilitano il “dialogo” tra stazione appaltante e partecipanti è quindi espressamente consigliato per tutte quelle strutture che desiderano recuperare efficienza e iniziare a raccogliere e gestire in modo coordinato tutti i documenti necessari all’esecuzione e alla gestione di un appalto.


Stazione appaltante: alleggerire l’onere dei controlli

Per legge, la stazione appaltante deve effettuare controlli accurati su tutti i documenti di appalto (iscrizione CCIAA, D.U.R.C., certificazioni, polizze assicurative, LUL ecc.) forniti dai vari stakeholder che partecipano alla fornitura (aggiudicatario, subappaltatori, etc.), sia in caso di gara, sia di aggiudicazione diretta.

Alla stazione appaltante spetta anche il non facile compito di raccogliere la documentazione necessaria alla verifica di affidabilità dell’impresa appaltatrice, sia dal punto di vista finanziario (crisi aziendale, stato di fallimento, liquidazione coatta, concordato preventivo) sia da quello penale. Occorre infatti che venga validata l’assenza di condanne penali (frode, corruzione, riciclaggio) e provvedimenti antimafia a carico delle figure manageriali dell’impresa (legali rappresentanti, procuratori, direttori tecnici, soci amministratori, e così via), sia che questi siano attualmente in carica sia che abbiano cessato la loro attività entro l’anno di pubblicazione del bando di gara.

Nella documentazione viene riservata una parte importante alla sicurezza sul luogo di lavoro di cui ha oggetto la gara. Occorre quindi raccogliere e verificare le informazioni sugli aggiudicatari degli appalti in ottemperanza ai protocolli di sicurezza dei cantieri, incluse la gestione dell’identificazione del personale, le autorizzazioni di accesso ai mezzi nelle aree cantieristiche e la redazione del Giornale di Cantiere. Tutte informazioni che dovranno raggiungere con puntualità l’organo di controllo, la Prefettura.

In questo contesto, la tracciabilità delle informazioni e la facilità di aggiornamento delle medesime devono quindi essere le caratteristiche peculiari di una piattaforma digitale a supporto delle stazioni appaltanti, favorendo una visualizzazione completa sia della documentazione già inserita ma, soprattutto, di quella ancora mancante per il completamento della commessa. Eventuali alert devono attivare procedure di sollecito al fine di velocizzare ed efficientare tutta la filiera. La sicurezza della piattaforma deve essere oltremodo garantita per tutelare la privacy delle informazioni e la salvaguardia dei dati.

La conclusione è che automatizzare i processi, migliorare la qualità dei controlli e, non certo ultimo punto, riqualificare il lavoro del personale della stazione appaltante è possibile, ma solo investendo su soluzioni digitali avanzate in grado di dialogare con tutti gli stakeholder.


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